這樣比較好掃。
去年有提到,如果要報名的話,偏好的團隊是哪一個。
去年也是類似的機制。
是,沒有錯。
有些網路投票,你在投的時候,你會知道投成功,是因為知道一投會變多一點,所以會知道,但是如果全部是最後關起來然後公開的話,很有可能可以質疑你投票的東西是有問題的。
所以投票的結果只公開最後的分數?
前面那個也沒有,是幾乎免費啦。
如果他知道接下來也是要用機器翻譯的話,對他來講是直接拿到機器翻譯並丟上去就好了。
如果直接請他們提供英文內容?
如果用hackmd要有人管。
沒有嗎?
主要是如果用同一個網址的話……
第五個盤點到的議題是,協作會議的設定以及決定權應該要修正。這邊有兩個建議的做法,一個是Join平台中華民國不動產開發法規草案命令預告部分,國發會可就熱度較高的案件主動提案,機關主動徵詢意見部分,原則由該部會PO主動提出。第二個建議的做法是,可請行政院各政務委員就督導業務提供協作議題,以上。
第四個盤點到的問題是,「如何讓協作會議的成果更廣為週知」:這邊有一個建議的做法是,PDIS持續撰寫協作會議紀錄文章,並於協作會議議題為社會所矚目討論時,產出可供新聞媒體使用的素材。
第三個盤點到的問題是,「部分長官對協作會議、PO制度不熟悉」:這邊有兩個建議的做法,第一個是每一次季會就上一季具指標意義之協作會議,由主協辦部會提供素材,PDIS製作簡報,並且由政委分享其過程與成果。第二個法是,協作會議開會通知,除電子郵件以外,亦可應部會需求,以正式公文發送。
第二個部分,「PO交接不夠完整,導致工作不熟悉、主協辦協作會議之經驗不足」:這邊有兩個建議做法,不是二選一,而是兩個都做。第一個是讓內政部提供內部PO作業流程書面資料,以及請衛福部提供公共政策網路參與平台實施作業計畫,再由政委於108年第二次季會與各部會次長分享,也就是下一次季會的時候。第二個做法由PDIS製作《開放政府議題協作會議操作手冊》,作為 PO對業務單位說明協作會議之用。
第一個部分,「部分PO職權不夠、對政策不夠瞭解」:大家建議的做法是,目前先由PDIS蒐集共識營中提出,先由PDIS蒐集共識營中提出PO所須職權,對各部會PO團隊進行問卷調查,所以各部會PO團隊成員都會收到一份問卷,上面有一些職權的調查。等到我們把這個問卷收回來之後,瞭解情況之後才會給予建議。
大家好,我跟大家一起看一下共識營收到的一些問題,以及當天討論出來的解答,然後在上次開放政府聯絡人月會時,我們又對這一些建議的做法有一些討論,然後得到現在的狀態。
會去檢查你的出生日期,為何還要填出生日期?
再來,「眾開講」的法規草案命令預告需要開公聽會,在公聽會也可以加入協作會議的元素,這個是在第二梯次共識營提出來的解法,在這邊補充一下。
我補充一下,因為第一個建議做法,其實第二梯次共識營在討論時,就像剛剛政委所講的,協作會議準備期程的過程很長,對於部會跟業務單位都是很消耗的一件事,比如「眾開講」法規命令預告上,既然在上面「眾開講」了,勢必先期資料比較完整,對於業務單位跟PO來講相較「提點子」協作會議的準備成本應該是比較低的。
建議的做法二,是開放由行政院各政務委員主動提出協作議題。
第五,「議題設定與決定權修正」。這邊有兩個建議做法:第一個是請國發會與議題提案時,可以加入「Join」平台的「眾開講」相關提案。第二,開放由行政院各政務委員主動提出協作議題。
第四,「如何讓協作會議的成果更廣為發散」,當天討論出來,我們收斂出來的答案及建議的做法是PDIS可持續撰寫協作會議相關的紀錄文章,並且在重大矚目議題討論時,可以產生出新聞媒體可以使用的素材。
第一個做法是每一次季會前,主協辦部會提供案例素材,由PDIS製作簡報,唐鳳政委分享協作會議過程與成果。建議做法二,往後協作會議開會通知,除email之外,亦以正式公文發送為原則。
我們有兩個做法:
第三,「長官對協作會議、PO制度不熟悉」。
第一個部分,大部分的PO都有提出來,對於目前任職PO,覺得自己的職權不夠、對政策不夠瞭解,我們收到很多不同的建議,我們綜整出來的建議、做法是:我們認為應該先蒐集共識營PO所須的職權,然後發出問卷之後,大家都有收到問卷,對於各PO團隊進行問卷這邊講的PO團隊是有些部會的PO並不是一個人,而是一個團隊,甚至有三級PO,我們想要知道每一個PO的團隊職權分布怎麼樣,因此有請各位PO填問卷回來,我們也會根據這個問卷調查的結果,等到我們瞭解每一個部會的狀況之後,然後再個別給予建議。
我們一條一條來看。
根據這兩個題目,我們發展出不同的概念,因為這一份文件有在會前寄給大家,所以這邊先稍微掠過,有第一天第一組、第二組跟第二天第一組、第二組。在整個討論結束之後,PDIS花了一點時間把問題彙整,也根據大家的建議,然後綜整之後,在這一份文件最後面,今天要在這邊跟大家一起討論這邊的建議項目是不是ok的,看看大家有沒有什麼進一步的建議。
第一個是「在提升公私互信的前提下,提升業務單位、PO、首長,採用協作會議作為開放政府的途徑」,這個是第一梯次有來參加PO們認為可以討論的問題。第二梯次PO認為要討論的議題應該是「如何慎選協作會議的題目(接地氣)」,這個當時的定義是要符合大家的需求,有民眾、長官、在座的各位承辦同仁的需求。
大家好,快速跟大家講一下第一個報告事項,前兩週大家都有開共識營,在共識營裡面,因為有分兩個梯次,在早上的問題收斂之後有收斂到不一樣的主題,所以我們分別在第一梯次跟第二梯次討論的東西不一樣。
補充到這邊,謝謝。
有PO夥伴私底下分享了一些經驗,像政務次長來開會的時候頭都低低的在批公文,或者是次長都沒有來,來的都是參事,希望我們可以注意。
這邊提到的是首長共識營,並不是找首長來開共識營,而是聽說行政院在指派新的首長的時候,有一個小小的共識會議,是希望把開放政府的協作會議的精神埋在裡面,還有所謂的政務副首長可能會有一個教育訓練,這都是聽說的,我不知道有沒有這樣的東西,是不是在這個時機安插東西進去,這個效果會來得比每一次在季會上直接跟大家的次長報告我們這一季做了什麼事更有效。
這其實是有可能遇到不良的影響,當議題都不討論的時候,外界的觀感不良,這邊沒有共識的原因是,通常有利益衝突的原因是大的,大的議題是應該要做的,我們選擇不做,我們選擇PO的議題跟制度只能選擇一些小問題,所以這兩個思考的方向就在我們這一組出現了一些衝突,而沒有辦法有共識。
另外,還有三件事要避免,第一個是避免利益零和衝突的議題,重點是「利益」,也就是牽扯到金錢;第二個是避免司法糾紛的議題,因為這邊有金管會的PO;第三個是避免違法的問題。
因此他們會希望國發會可以提非Join的案子,這邊有非常資深的一些PO馬上想到一件事,國發會在負責提案的單位是資訊處,因為他們管Join平台,如果讓國發會有Join平台的提案權,但是提案單位還是資訊處的話,可能會遇到國發會不瞭解背後政策的意義,他們提到的是踩到各部會首長的雷,因此建議是由國發會的管考單位來提案,然後提案的內容可能是中長程的計畫,會有足夠大的影響可以之類的,或者是來開協作會議的成本及效力比較符合。
我補充一下,剛剛有講到幾個點,像這邊講到的是,其實提案如果從Join來的話,可能是一些很小的議題,很接近民生沒有錯,但是是很接近很小的議題,我們花了這麼多的時間準備,其實本益比是不夠的,因此大家會覺得越多人連署、關注的議題,或者是廣度夠大、需要建設正當性的議題才可以拿來開協作會議。
時間差不多了,我要分組,不過有人旁邊的空位到底是先離席了或者是還沒回來嗎?我們來分組吧!前面三桌一組、後面三桌一組,因為我們需要比較大的空間,先把桌子併起來,全部往那邊推,後面的方法是往另外一個方向推,大家拿著椅子在旁邊坐一圈,謝謝。
像有人建議「參加部務會報與輿情會議」,有人會說對於不是公關體系來講是增加業務的負荷,有人會對這一個議題上有任何的想法嗎?如果我們真的規定他們就是要參加業務會報跟輿情會報的話,會發生什麼事?
有沒有同仁要針對這個議題要分享經驗?不然一題題再問一次好了,因為我覺得議題不夠明確。
因此我就會想要問大家是不是可以解決問題,如果可以把中午這一些問定好的話,下午的討論可以聚焦一點,因此請大家幫忙一下,請這一位分享一下,到底為何會覺得就算有規定、要點、有會議紀錄,為何業務單位間分工還是困難的?
像剛剛提到如何慎選議題,像依開會之後也很難掌握業務單位、PO間的分工時,她就搖頭了,所以我就想問她為何覺得搖頭;另外的問題也想要請各位再更細緻化、補充。
接著,這邊提到的是一些解法,像要參加部務會議及輿情會議之類的,這邊有提到要讓PO變得更強,大家身為PO之後有一些第一線的感受,像我自己怎麼樣才叫做夠強,我必須要到什麼樣的程度?其實在上一場協作會議的時候,有一個很特別的PO叫做Peggy,她在部長室,其實她放在部會裡面層級最高、動用的資源最多,她也做得很好,真的是因為她放在部長室嗎?如果今天做一件很奇怪的事,把大家調到部長室,真的可以做得好嗎?這一題竟然沒有人搖頭,真是的(笑),搖頭的人我就會請他解釋一下為何搖頭。
另外,問題「就算是依規定要開會之後,也是很難掌握業務單位跟PO間的分工」,這一件事是不是只有這一個問題而已?如果我們今天有一個規則很明確地講說業務單位跟PO間分工,像剛剛講的要點、會議紀錄可以用,這一些東西都拿出來的時候,這一件事就work了嗎?或者是不work?會有更多實際運作上的問題,我們可以在這邊收得比較明確一點,可以讓大家知道我們下午要討論的東西什麼。
等一下就要開始吃飯,吃完飯之後就會進入到下午詳細議題的討論。因此我想要確定一下大家對於這上面的議題是不是訂得夠清楚了?像我們下午如果直接討論如何慎選協作會議的議題的話,其他的議題是不是會迎刃而解?相信答案絕對不是,我希望大家在這邊補充一下。
其實剛剛的脈絡下來,像協作會議的成效不如預期,某種程度會牽扯到下一個提到的問題,也就是如何慎選協作會議的議題,而協作會議的議題只要慎選好之後,其他的問題都解決了嗎?像協作會議的議題,如果真的選得不錯,業務單位就會配合我了嗎?或者是同樣有一些某種程度的權限或者是參加某種特別的會議,我才可以做到慎選議題或者是因為議題的慎選,所以業務單位真的會配合了?
但是我想請大家想的是,到底是協作會議本身有問題或者是我們給他太高的期待?或者是怎麼樣改變後,可以達到所謂的預期呢?而這個預期本身又是什麼呢?這個是下午的時候大家會討論,預期不是剛剛走掉的那一位同仁。
第一,像剛剛有提到協作會議的成效不如預期,這一件事我想是共識,這個沒有問題。