時間的部分當然是很重要的一環,像案子有多複雜,如果非常複雜就需要很多的準備時程,很多的準備時程就要在內部需要確認彼此的態度或者是凝聚共識,因此要召開會前會,而會前會要召開幾次,最後正式協作會議的時間應該什麼時候訂下來,訂下來之後,時間要多長,這一些都是滿重要的點。
事情的部分是議題內容,也就是操作議題跟處理議題,我想這個部分先不要作太多的敘述,我想主持人跟明天實際上預擬的會議上會有滿多實作的機會。
工作人員的部分包含主持、行政、逐字及直播統稱為紀錄,我們等一下會摘要說明。
以人來說,可以分成兩種類型,一個是出席者、一個是工作人員,出席者其實層次滿多的,從最重要的主辦機關、協辦機關、有關機關,也就是官方,民間方包含了提議者、附議人、其他利害關係人,剛好都有三個層次。
協作會議要素的部分,我這邊用最基本的方式來區分,也就是人、事、時、地、物,五個要素,解說行政工作包含哪一些東西。
在這個(驚人的)前提之下,我想今天下午1點至2點的時間,大家比較不會想睡覺,要不然這個時間對講者是一個重大的挑戰。
所以有一個很驚人的訊息:今年度如果大家未來月會票選的結果有一些很適合的議題可以試著讓部會自己做做看的話,就是變成讓各部會的承辦窗口自己試著主導協作會議的行政工作,這個是行政工作的部分,不會要大家自己在部會內生出速錄師或者是直播團隊或者是芳睿(主持人),所以在技術上一定是可行的。
PDIS努力的目標是為了讓PDIS解散,只要PDIS解散,但各部會仍然運作得很好,這就是成功。
PDIS是協助各部會來完成這樣的工作,所以今天的簡報內容,我大概在各位的想像裡面會切成兩塊,一個是PDIS在做的時候,經驗是什麼,還有各部會要拿回去做的時候,可以參考什麼? 大家都是PO,PO來自各種不一樣的幕僚單位,像公關、管考及資訊等等,所以應該PO來自業務單位,大家其實都非常清楚瞭解幕僚單位作為潤滑劑重要性。
協作會議行政作業的部分,最核心價值,我認為是:「在維持協作會議品質的前提下,協助部會完成會議」,所以主持人有什麼要求或者是協作會議會議要達到什麼樣的效果,行政人員不一定要琅琅上口,但是遇到任何一個挑戰的時候,必須要很明確做出選擇。
早上那兩個課程都講得很好,我後面是Peggy,所以這堂課我壓力非常大(抖)。
一開始PDIS在做內部討論的時候,有同仁問說PDIS努力推動這麼多的工作,到底各部會希望做到什麼樣的程度,一開始最簡單的想像是,如果各部會都有一個唐鳳,我們是不是就算成功了?但實際上各部會不可能都有一個唐鳳,不過目標如果是:每部會都有一個賴致翔,好像實務上比較有可能做得到——畢竟找到個平凡人不是難事——,也就是各部會都有一個handle這一件事的承辦人就可以了,然後把該開協作會議的整個瑣碎的行政事項都搞定的話,對各部會來說就跨出了一小步。
身為各式各樣的坦,要跟各位聊聊行政作業的部分。大家知道行政是也就是包山包海的,只要不是主持團隊做的,其他部分全都是行政,也就是什麼都做。大家早上的課程,大家聽到很多原理原則跟基本概念,我們現在來談實作的部分。
像在開協作會議的時候,有陳抗團體要衝進來,勢必要有一個人坦在前面說不能進來,那個人就會被罵,然後記者看到你跟對方吵起來了,就會衝出來拍攝:「太好了,有爭議的場面」,對,那個人通常就是我。
老實說,我在PDIS的角色一向是坦,如果各位有玩過電玩遊戲的話,電玩遊戲裡的分工,有的角色會在前面吸炮火,敵人打他的時候,他要去承受那個傷害,後面玩魔法師或者是弓箭手角色可以躲後面攻擊。這個擋前面的騎士,就是坦的角色。
他們正在弄新簡報的同時,我先簡單自我介紹,因為早上每一個講師都有自我介紹,相信大家都有受過我的email騷擾,我必須要強調我是一個公務員,很高興,終於有一個公務員了,大家在座所有人都是公務員,但是PDIS裡面大部分都是在外面的專家、各領域的翹楚,公務員的角色比較少,好不容易有一個公務員在這裡面,所以大家非常想知道公務員在這樣一個行政院的新創單位裡面到底是扮演什麼樣的角色,有沒有替公務員族群說話,或者當煞車器跟其他PDIS的同仁說:不要做這些事,這事公務員做不來之類的。
謝謝大家。
強化連動是請他們生一個PO出來,實務面是除了派一個人當PO之外,開放政府的這一件事對他們來講有多重要或者是是否實際推這個東西,實際上跟他們遇到業務相關的案子,如果經手過走這樣的程序跟傳統的程序有什麼不一樣,要經歷過才會有比較明確的感受,這個是我自己的想法,謝謝。
其實我覺得金亨跟金管會的做法都很不錯,也就是直接在三級指派PO,我們知道中央二級跟三級大部分做事的是三級,而三級有PO的話,其實在這方面至少有一個窗口可以積極去處理萬一遇到的問題時應該怎麼做、應該怎麼處理。
我自己的想法是,因為中央機關都已經有PO了,所以多少都跟政委這邊有一些接觸,大概知道我們在做什麼,但是確實在越外圍的機關,像三級或者是四級機關不瞭解到底對他們來講有什麼好處或者是增加工作負擔。
我想提醒各位一件事,如果各位有參加過任何形式的工作坊會知道工作坊的議程非常緊湊,因此我提醒大家兩件事,等一下的自我介紹儘量把握時間,也就是儘量縮短在1分鐘以內,為了節省一點時間,可以在原地站起來就好,面向攝影機就可以了。
目前預定的日期是3月23日或3月30日,如果你們想要的3月30日已經在既定時程裡面,除非還想要更晚,我們可以再討論看看,如果沒有其他的需求,我滿建議3月30日。
接下來是臨時提案,請國發會說明,謝謝。
我確認一下剛剛的決議,請經貿辦、衛福部、經濟部在同一個會議空間跟提案人作聯絡。目前網頁上掛的這個主責機關是併列還是?
接下來是2月份開放政府聯絡人議題的提出,請國發會報告。
接著是農委會,報告寵物友善案。
請衛福部報告,旅外健保案。
序號十四,請文化部,「金紙與香」案。
序號10,經濟部,線上遊戲案。
首先進行歷次會議摘要報告,請法務部,司法警察案。
但是顏老師的說明並不是沒有道理,如果未來有其他寵物團體爭取相對應措施的時候,我自己覺得這個要回到法律層面的設計,到底今天討論的過程,最後結果農委會帶回去的時候,他們在政策研議上是「由狗來當作突破點」做整體寵物政策的規劃,或者「真的只針對狗來做政策規劃」;這比較屬於主責部會後續政策研議的部分,我建議在議程上先作這樣的處理,給大家參考,謝謝。
我針對程序性來作簡單說明,早上開場的時候有提到,今天會議結論是會讓政委帶到院長那邊作政策上的判斷跟參考,所以在這個前提下,今天如果我們暫時先針對狗的部分作討論,討論的結果可以在政策參考時有一些貢獻,我覺得這個是一個好的狀況,會比我們一直糾結在寵物的定義上、讓會議的進程沒有繼續往前推來得好一點。
如果沒有的話,我們再把麥克風交給專案顧問。
但是與會的所有人都要同意,如果有任何一位與會同仁不同意的話,我們就不會切成直播,還是用逐字稿的紀錄方式公開今天的會議,以上大家有沒有任何的想法想要提出?
大家可以看到現場有幾台攝影機,原則上這一些攝影機的影像紀錄是提供給各部會瞭解,作為政策參考,但是這個攝影機也有接上網路線,現場有任何人有直播的需求,希望可以切換成當場直播的話,我們也可以這樣處理。
另外,今天會議的紀錄原則上是會有逐字稿,不管是會議的成果或者是逐字稿都會用email的方式寄給各位確認,逐字稿有十個工作天的時間,各位確認完之後會在網路上公布。
我是唐鳳政委幕僚賴致翔,今天因為政委行程的關係,她中午過後才會出現,今天會議的結論,政委會在禮拜一的早上送給院長,讓院長做具體的瞭解及裁示,也給主責部會做後續的政策研議。
提案人到了,我再重複幾個比較重要的事項,我講快一點。
謝謝主持人。
其他的部分我可能等提案人到了再說明,先請專案顧問幫我們作開場。
院長聽到我們的會議成果之後,當然可能會有一些指示,再讓實際上主責的農委會作後續政策判斷。
原則上今天會議的流程在主持人的安排之下,早上大家會先作問題釐清,下午大家可能會有一點簡單的分組,在分組的情況下,作有一個像概念發展的表格,而這個表格完成之後,唐鳳會在禮拜一的政務會議上跟直接院長報告今天會議收到的狀況。
今天唐鳳因為行程的關係,她會委託第三方專案顧問來主持今天的會議,中午過後唐鳳會出席並完成下午的協作。
十個工作天之後,我們就會把這一份逐字稿公開在網路上,所有關心這一個議題的朋友,都可以瞭解到這一件事是今天會議發生什麼事,後續大家就可以在今天的基礎下討論,有關於紀錄的部分是這樣子。
這個會議在正式開始之前,我先說幾件事,我們會議會有逐字紀錄,我們現場有速錄師,所以會把各位拿著麥克風發言的內容全部記錄下來。但是我知道有些同仁會擔心如果我講的話太快,或者是用字好像比較激烈,會不會被紀錄下來有些疑慮,會後我們有提供十個工作天的時間,我們會把資料寄給所有人,讓大家做編修,原則上是修自己發言的內容,不要編修別人發言的內容,因為我們的系統還滿精密的,所有的編修過程,每一個字都紀錄下來,所以如果不小心修到別人的,通知我們,我們可以做還原。
我們現在可以用一個線上會議室系統,叫做「sli.do」,各位可以在google上搜尋,進去之後的頁面會請你輸入會議室的代碼,請輸入這一場會議的代碼是202,進去之後各位可以看到這樣的畫面,所以我們今天提供的連結就可以直接點,不用抄也不用拍,只要連進去就看到這個畫面,可以用點擊的方式進到這個網站。
各位可以在我身後可以看到這一間會議室的wifi帳號及密碼,我想各位都需要使用網路,請連上這個wifi來用。
非常感謝大家今天來參加我們的協作會議,幾乎大家都到了,不過提案人正在路上,我簡單說明一下今天的會議設計。
接下來直接進行12月份議題的討論,請國發會。
法務部鞭刑案有沒有要補充的地方?