要強調一下，並不是要改變現在的程序，只是在程序過程中，希望主管也可以知道。也許有些已經知道，那就沒有問題。

剛剛處長的意思是，其實只要在這個理由上，再加上一句話，也就是「經本單位主管或者是副主管同意」就可以了，還是走現在這樣的方式，只是強調這個並不是他自己想的、自己的意見，而是長官也同意過了，我們也曾經跟總收文章同仁談過，他收到這個理由的時候，也是會打電話跟承辦人確認長官是不是真的看過。

現行的作業裡面，其實同仁在退還給總收的時候都會說理由，因為這一件事怎麼樣或者是曾經詢問發文單位這一件事主要在本部要如何做之類的，都會寫理由，但是這個理由並不見得用改分單的形式，我不知道實際上的狀況，可能會用 mail 或者是用什麼方式來通知總收發來表達理由。

是，其實我們有一個改分單，但是改分單就比較制式化，我剛剛提到的並不是說一定要走改分單制式的流程，大家回去在內部會議時，跟同仁交代一下，再有這種情形要退還到總收文的時候，最好跟副主管報告一下，說這個並不是本單位該辦的，理由是什麼，然後副主管或者是司處長同意之後再去做這個動作，我再次強調，並不是要大家走回到改分單，雖然公文系統有改分單，但是又要簽章，會很麻煩，因此我並不是說要回到公文系統走改分單，而是主管要知道這個文的確是退回到總收文，並不是同仁就憑所蒐集的一些訊息做了這樣的動作。

第三，上次的部務會議有提到本部的採購文件，秘書處都有範本放在雲端，但是也有少數的單位還是沒有採用那樣範本，這一點再提供給大家，如果大家不知道範本在什麼地方的話，還是要麻煩問一下秘書處，瞭解以後才可以用同樣的範本，以上。

還有另外一件事，這一段時間各位主管非常辛苦去了兩次立法院委員會的質詢，但是還是觀察到一個現象，委員質詢的時候，有些質詢的題目可能涉及的司、處比較多，所以有些司、處並沒有即時反應過來這個題目跟自己相關，所以沒有即時站到部長後面，大家當過公務員都非常瞭解，如果質詢到自己業務相關題目的時候，都最好要立刻站到部長的後面去提供部長詳細的資訊，這一、兩次的觀察發現可能委員一問問題就涉及到比較多人時，也希望大家可以注意到這樣的情形，然後主動到部長後面，隨時幫部長提供更詳細的資料，這個是第二件要跟大家提醒的部分。

有的時候承辦同仁打電話去的時候，可能理解或者是收到的訊息不見得是非常完整，把所獲得的訊息送過來到主秘室說這個公文並不是他們單位的權責，但是後來我們再去瞭解的時候，這個訊息就感覺到並不是接收這麼正確，發生過這樣的情形。我想過一個方法，不知道大家是不是覺得可行：如果同仁要退，因為剛剛的案例當中，他接到訊息打電話給對方發文單位之後，他覺得這個公文並不是他要辦理的，他就把這個公文退到總收發，然後就送到主秘室，附帶他所提的意見，這樣的流程過程中，有些單位的主管並不是很清楚，因為承辦單位就把這個文退回到總收發，是不是可以麻煩各位主管也可以幫忙，也就是在退文的過程中，以後總收文收到退文的時候，會請問同仁說這樣的退文動作，是單位主管有沒有確認過，也就是要請各單位主管確認這個文是不是不是真的單位要辦的，然後再退到主秘室，主秘再根據獲得的訊息再重新分派，這個是第一件事。

第二，要跟各位主管說明的是，本部公文到目前為止，分辦狀況還有一些需要大家協助的地方。提出一個想法請大家幫忙，因為本部成立有很多的外部單位，例如其他的部會想要請我們協助，或者是想要請我們做某些事。公文來的時候，可能大家都是第一次接辦這樣的事，所以初步把一個公文分到某一個司、處，司、處的同仁接到總收發分過來的文時，都會很關心打電話到對方發文機關，希望能夠瞭解他們發這個文給我們的目的。

臨時動議。我有幾件事要跟在座的首長與主管報告，下一次的部務會議預計在沙崙舉行，地點還是一樣，也是在五樓會議室，時間暫訂還是下午 2 點，跟上次完全一樣，日期確定之後再跟各位報告，如果不方便過去的主管，我們也會有線上參與的方式，此為第一點。

報告案三，本部的業務報告，目前也提供書面資料，不知道各主管首長有沒有需要補充？

是他要自己保留授權，或者是他同意就是用本部 CC0。

目前投稿的文章，剛剛提到會有格式化的模式，那個格式的地方是不是也可以增加一個選項，讓作者有一個表達的機會，以上。

剛剛談到部落格有提到授權的部分，簡報當中的注意事項，剛剛主席已經有裁示了，我建議是不是在注意事項第 4 點要加強說明。注意事項第 4 點的原文是「投稿文章若已刊登在他處，包含線上或線下之任何管道，或已投稿至其他單位，請務必告知」，這一段可能要結合剛剛所提到的授權方式，讓將來要投稿的人知道這邊授權的情況怎麼樣，如果他的文章又有刊登其他地方的話，可能會有一個結合性的告知。

報告事項案由二，本部技術部落格即將上線，請部長室柯維然說明。

共契的意義就是幫助大家開一個標。

共同供應契約招標有固定時間點，要去掌握什麼時候招標、上架。

開始今天的報告事項，案由一，依往例是本部重要會議的裁（指）示事項追蹤列管情形，請數位策略司說明。

我們今天會議之前有一個頒獎儀式，也就是模範公務員的頒獎儀式。

主席、各位首長、各位主管，現在開始今天的部務會議，首先還是報告今天的請假情形：闕次跟李次公出，另外呂署長、韌性司鄭司長、資安院何院長都另有要公，分別由胡副署長、吳副司長、楊副處長代理。

這個部分已經在安排，是不是請示部長：四個法人來的時候，如果次長們有空的話，也可以請次長一起參加？

第二，本部已經透過主計處導入主計總處的核銷系統，目前有些同仁還不知道用系統去做核銷的話，很多單據可以簡化，例如短程車資就不需要取得證明、再作黏貼，這些都可以簡化。這一點請各位主管回去跟同仁說明，大家多多運用。

有幾個臨時動議也算是報告，要跟各位說明一下，本部的採購案範本都已放在共用的雲端空間，請各單位日後採購時使用採購的範本，這樣的好處是以後大家的格式或者是條件大概都會比較一致，有同樣的標準，以後在採購流程上會比較順暢一點。有些單位如果不知道放在什麼地方，再請問秘書處，這個是第一點。

臨時動議。

討論事項一，電子簽章法修正草案，請數位產業署。

但是在這邊還是有一點想要提醒的，目前看到同仁簽辦的公文可能比較複雜，所以就會申請專案展延，一般來講，我都會同意，但是有些展延的期限可能會非常地長，我目前有簽到過 100 多天，我個人認為一個公文辦理 120 天可能真的太長了，所以我想請各位主管注意一下，是不是先以 60 天為限，如果真的非常複雜，60 天都辦不完，我們可以再簽專案展延，以上。

我先補充一點，有關於書面報告中，秘書處統計本部 8 月份公文時效，這個非常好，大家的時效都比行政院和所屬的二級機關平均值還要好，我想這一點是各位首長跟主管非常努力的結果。

已經有提供書面資料，不知道各個首長或者是主管有沒有要再補充？

報告案四，本部各單位的業務報告。

目前實體的密件公文，很少採用分會這個機制。實體的密件公文，就是一個給下一個，很少從一件密件公文影印分出兩件密件公文分別去跑，然後再合成一件密件公文，這樣的情境比較少，所以我們在電腦上也沒有設計這樣的情形。

沒錯，如果原本下一關的人本來就請假，就可以不指定那個請假的人，直接指定給他的代理人，就是直接指定，等於是上一個承辦人直接指定給下一個承辦人的代理人，所以不是由系統自己去判斷。

現在的情況是不知道他什麼時候請假，如果他先設定兩個都是可以開的話，密件又有另外一個問題，變成兩個人都可以開。

目前設計的模式是，如果那個人真的沒有辦法處理，公文流程又到他那一關的話，可以退回到最原始收件的那個承辦人收回來重走新流程。

這可能有一點複雜。如果同一個人不同的裝置，我們可以想辦法克服技術問題，因為目前內政部的規定，行動自然人憑證最多可以放在兩個裝置上，所以有兩個不同的行動裝置上憑證，再加上一個實體，也就是三個。我們也知道這個人用三個來加密或者是三個來解密都還可以，可是如果臨時找代理人的話，我們現在不確定他的下一關代理人到時會是誰。

現行的紙本公文是可以。

第二點，最後歸檔時還是要回到紙本歸檔，這一點我們其實有跟檔案局研究了很久，檔案局一直關心：如果是加密的公文歸檔之後，日後解開電子檔的機制會是什麼，或者有沒有可能金鑰遺失、公文移交至他機關等情形，沒有辦法解開加密的電子公文，這一點還正在研究中，為了不讓這個研究拖延我們上線，所以在歸檔時，還是回到紙本歸檔，也就是回到現行的歸檔機制，至於檔案局未來有什麼新的規定，或者是加密的電子檔案有任何可以處理的方式，我們就 follow 規範調整，到時再全程改成電子歸檔。目前我們在最後一關歸檔的時候，還是回到紙本，以上。

兩點補充或者是強調：剛剛的簡報裡面有提到幾個流程，特別提到密件線上公文沒有臨時代理人的機制，最主要的原因其實就是剛剛所提到加解密的功能，因為密件線上公文的傳遞過程中，會用到加解密，所以要傳給下一個承辦同仁之前，要用下一個承辦同仁的公鑰去把這個公文加密，然後下一個承辦同仁用自己的私鑰解密，所以這個過程間就一定要知道下一個接辦公文的是誰，如果確定了下一個人是誰之後，萬一原訂的承辦人臨時無法處理，也沒有辦法臨時找代理人解開，一定是要當事人才可以解開，在這邊先說明一下，不然有些人會認為公文可以臨時找人代理，為何這個沒有辦法，就是因為在流程的過程中，一定要用加解密的機制，要知道下一個承辦人是誰，所以沒有辦法臨時找代理人，這個是第一點補充。

報告案三，本部一般公務機密文書，今天正式上線試辦，請秘書處報告，謝謝。

報告案二，請數位產業署報告。

上次部務會議的內容已在本部官網上公開，今天的會議第一個報告案有關於本部重要會議指（裁）示事項追蹤情形，請數位策略司。

接下來是臨時動議，資源司有一個臨時動議。

我想請問一下，剛剛提到行動自然人憑證需要額外申請嗎？我自己的經驗是用原有的卡式來綁定就可以了。

報告案六，本部各單位在這一段時間的業務報告，都有提供書面資料，不知道各位長官有沒有要再口頭補充的？

報告案五，本部內部服務架構案。

案由四，法制處報告數位法制藍圖。

案由三，本年度上半年度主管預算辦理情形，請主計處報告。

接下來是報告事項案由二，數位發展部及所屬創意徵集實施計畫，請數位策略司說明。

還在協調。

我們就進行今天的會議，開始進行報告案一。

首先還是跟各位報告，今天是部務會議，也是用逐字稿的方式對外公開。上次的部務會議是在 7 月 5 日，逐字稿已經發給大家上網修正，預計今天下班後會對外公開，所以如果還沒有修正的話，還有機會調整。

舉手跟發言的內容，我們有請秘書處的同仁隨時注意，如果有人舉手要發言或者是要表達意見，可以隨時跟我們說。