需要討論比較不清楚,然後達成共識、並做出決定的情形,都很適合用「焦點討論法」來作接下來的討論。
彩色問題釐清圖用一種討論法,叫做「焦點討論法」,這個討論法的好處是,像這樣的議題其實資料豐富多、範圍也很複雜,而資訊的來源也不太一樣,所以用這樣的討論方式,可以儘量把意識形態的想法變成真實可以討論的內容。
跟大家說明桌上議題釐清的兩文件之前,跟各位說明一下這個文件用什麼樣的邏輯整理。
謝謝公平會的說明,我們接著進入下一個議程。
謝謝內政部的說明,有請公平會幫我們口頭說明。
接下來歡迎內政部幫我們作簡報。
請問這兩頁資料可不可以公開?
接下來讓提案人幫我們作5至10分鐘的說明。
定義完問題之後,我們會進行「概念發展」,如果有早上沒有辦法一起處理完的問題,需要一起腦力激蕩,我們就會分組,並讓各個部會的人及今天所有的與會者思考如何解決問題,最後就會產生每一組的共識,並讓部會帶回去作為政策及服務發展的參考。
我們目前已經有一個初步歸納的版本,也就是大家手上彩色的版本,等一下再讓大家補充,下午會產出一個共識來定義問題。也就是用心智圖的方式來整理,以確保大家在議題上的資訊是一致的。
接著我們要盤點問題,因為這一個議題並不是今天才有問題,所以其實主辦跟提案人都已經有相關的問題論述、回應及說法,所以我們等一下會讓各位說明,說明完畢之後,所有與會者都可以補充哪一些部分需要再加強的,我們就會在「發散徵詢問題」的階段,接下來就會開始歸納大家的問題。
大家有一個共識,也就是覺得這個議題非常重要,要解決的問題。
「共識形成」大家看到開放政府沙威瑪的影片,每個月開放政府聯絡人的月會都會票選部會間什麼樣的議題,而今天的議題被三十二位行政院PO代表投票選出,覺得這個是非常重要,大家要一起解決的問題,因此變成這一個月要處理的議題。
而解決問題的過程,大概分了這幾個階段,箭頭往上是發散、往下是收斂,我們今天的階段會是在發散跟收斂的階段,大概有分幾個過程,從「共識形成」、「問題確認」、「概念發展」、「設計」、「測試」、「執行」至「上線」,大概可以討論這幾個過程,今天的會議會走到「概念發展」的流程,不會有「設計」、「測試」及「執行」,這個是今天會議結束之後,把今天概念發展的問題結論交給主責部會回去研議後面的階段。
剛剛已經有跟各位說明一個人桌上都有拿到彩色便利貼有關於問題的整理,這一些問題的整理, 等一下會再讓各位補充,也就是大家知道有什麼問題,但並沒有好好坐下來去對焦及互相理解,因此今天早上是讓大家理解這一些問題的背後為何會產生出這一些問題,讓大家更理解並對焦,因此今天的目標是要解決問題。
因為要禁止使用餐具有非常多面向的問題,也就是民眾有無自備的習慣、容易使用、垃圾增量沒有替代方案的問題,所以回到原始大家在意的問題,再回去看這一個建議的解決方式,其實會發現不一定只有這一個方式可以達到大家的訴求,所以我們早上會花很多時間來跟大家確認真正要解決的問題是什麼,然後再回推可以解決的辦法,我們還是可以討論今天主要訴求的解決辦法,但等於是開拓大家更多解決辦法的思維,這樣來做的話,其實對提案人、附議人、政府及相關單位都是好的,因為我們有更多的選擇去解決大家所關心的問題。
分享過去協作會議解決的案例,在處理問題的盤點上如何處理?之前有一個提案,連署的名稱叫做「全國漸近式禁止使用免洗餐具」,我們在協作會議的過程當中有回溯為何會提出這一個連署案的問題?而不是直接討論要不要禁止使用?
重要的是,一般我們在研議政策時,比較難囊括這麼多不同背景的人的聲音,所以政策在制定的時候,到使用者時常常會出現很大的反彈,所以協作會議的重大目標,就是找這麼多不同的朋友一起來討論,把大家的聲音放到最前面,我們再思考有什麼問題要解決,而解決的辦法,服務系統、政策、法規才制定下來,最後的維護及意見回饋才不會有太多的聲音,這個是為什麼開放政府推廣的精神在此。
今天開會的原則就是一個透明廚房的概念,邀請不同利害關係者來,有跨部門、跨業務單位、專家學者、組織及消費者一起討論這一個議題。
這個協作會議為什麼叫做協作?很重要的是,不只是聽別人說,也不是只說自己的想法,而是可以達到良好的溝通及交流。所以希望大家可以帶著不同的想法前來,帶著共識回去。
今天為什麼各位會在這邊?希望可以一起協作來解決問題並達成共識。
這個影片差不多到這裡。後面會有分組的討論結論,剛剛是由農委會的開放政府聯絡人說明兩組會議結論,我們接著說明開會的流程跟工具。
在解說之前先放一部影片給大家看,這個是在幾個月前由PDIS拍攝開放政府有關於協作會議的影片,這個議題是用之前在「Join」平台上的沙威瑪議題,雖然是沒有成案的議題,但所有的與會者都是真的,我們用這樣的影片來跟各位說明一下協作會議如何進行,看完影片之後大家會比較好理解,我再作接下來的說明。
謝謝大家的自我介紹。
討論完畢之後,兩組大概會有10分鐘的時間,讓兩組來分享一下今天會議的結論,我們會議就這樣結束,所以接下來的時間,我們把麥克風傳下去,接下來是與會者自我介紹的時間,今天的議題,所有的利害關係人都到場,為了方便各位互相詢問問題及交流,所以我們安排了一個與會者自我介紹的時間,時間不用很長,因為今天的會議安排其實是滿緊湊的,所以請與會者說明您的姓名、匿稱及您的答案、與這一個案子的關聯為何,簡單介紹。
下午的部分,如果早上有一些議題比較是開放式,比較沒有辦法立即解決的問題,我們會留到下午,會分成兩組,做開放式的交流討論。
接著,進入用餐時間。
說明完畢之後,會再交由我這邊來帶著大家走完整個議題的問題,我們要確認一下上面的問題,每個人桌上都有看到電子便利貼印下來的整理,這個是今天議題討論的脈絡圖,方便大家思考我們現在討論到哪一個點,並幫助大家討論可以更順暢,這個部分會在10點30分至12點15分跟大家進行,這時也會讓所有的與會者發言有無什麼問題是我們漏掉的。
介紹完畢之後,我們就會讓提案人簡報或者口頭說明,這一次議題所關心的幾個面向,介紹完畢之後,我們就會由主責部會來幫我們回應提案人的訴求,並先作初步的釐清及建議說明,這部分會由內政部幫我們說明,接著由公平會幫我們說明。
剛剛致翔已經有幫我們開場,也會請來賓幫我們自我介紹,等一下會有一份簡報跟各位說明一下今天開會會用到的工具跟方式,因為這一次協作會議的開會模式跟一般的開會模式比較不同,所以會跟各位介紹。
大家好,我是專案顧問芳睿,大家桌上有關於議程,現在投影出來大家也可以看到,先跟各位說明一下今天開會的流程為何。
謝謝致翔。
謝謝先進的補充,最後跟各位說明一下,兩組所產出的結論,我們會在會後整理到數位白板上,大家也可以到連結上看結果,最後請唐鳳幫我們說一下這個會議後續產出會如何處理及相關的事項。
關於目的事業主管機關的部分,財政部可以補充說明一下,謝謝。
謝謝第二組的發表。警政署的同仁有要回應嗎?如果有的話,請自由發言。
謝謝第一組發表,我們歡迎第二組的同仁幫我們說一下第二組的結果。
我們請第一組分享。
一組由我來帶領,並由唐政委辦公室馬克協助;第二組會由書漾及筱婷帶領討論。
分組的方式是,我們儘量讓同樣一個單位或者是提案人、連署人儘量平均分散在兩組,不同的代表、不同的政府代表,如果一個單位有兩個以上的同仁可以自由拆開,交由各位分組。
大家可以用便利貼的方式來記錄每一個人的講法,不侷限於這一張紙上,但最後還是要派一位先進來跟大家綜整小組的結論,讓最後確定要報告的事項都貼在這張紙上。
第六個部分是「成功的樣貌與狀態」,如果這一個概念成的話,狀態是什麼樣,因此我們可以分兩組來進行討論。
這個部分是看小組如果還有時間的話,可以繼續發展,也就是有什麼資源會需要、有哪一些部會要一起來執行,才可以讓這一個概念落實,就可以現在第五個部分。
前三個步驟都很清楚小組討論的解決辦法有哪一些,但其實是會有一些限制,好比像早上討論的問題,就算已經有初步的回應,但還是有一些現在無法解決的限制;想當然爾,如果我們提出新的解決辦法,我們會有一些限制,如果再提出一些解決辦法時,會有一些現有的限制及困難,因此在未來推行概念的時候,可以讓主責機關思考到這個風險,可以讓這個想法更能夠落實,這個階段的目的是這樣子。
因為我們早上在討論的時候,在座有一些人跟先進在想像現在長什麼樣,未來可以協助大家怎麼樣辨識,因為每個人的想像都不同,可以直接用口語的方式溝通,其實是很難讓各位瞭解,所以可以用手畫一下大家的想像怎麼樣,不一定要長得非常漂亮,不一定要像設計師畫出來的東西,而是用一個手繪的方式協助溝通,讓小組的人可以知道解決的辦法及長什麼樣,因此空白的欄位大家自由擴充,不一定所有的人畫的東西都可以放在這邊,但可以統整成這一個共識,好比可以用流程一、流程二來標示。
做完這一件事之後,就可以用一句話簡單說明,好比這個概念是什麼、是平台或者是法規或者是政策,也就是這個東西可以做什麼事,讓誰可以怎麼樣,我們分享每一組概念的時候,可以很清楚用一句話讓組別知道概念是什麼,這樣的工具只是協助各位快速產出概念,但可以用自己的方式來陳述。
在討論的議題上的因素有哪一些小議題,寫下來之後就來想如何解決這一個問題,大家寫完再來分享對於這一個議題的想法是什麼,小組分享完之後就可以融合這個概念。
輔助大家做概念討論的單子有分六個大項目,第一個部分是我們再次確認一下這一次的問題與挑戰,我在白板寫的那句話就是要處理的目標,但是在這一個目標之下,我們可以回溯這一個目標具體的問題,就是我們早上在討論的問題,可以挑出幾個非常具體的問題記錄在此。
接下來在分組前也稍微說明在分組當中如何可以幫助大家討論,這裡有個工具可以幫助大家,不一定要百分之百按照這一個工具操作,大家可以按照這樣的脈絡去作小組的討論。
我們提到兩個,一個是比較大的目標:「我們可以如何讓不實賣家、網頁消失」,這個題目非常大,在一個小時內的討論非常難以聚焦,但是在這一個脈絡下討論的議題,也是大家非常關心的方向「政府、業者、平台、公會可以如何一起來合作,來教育、幫助消費者辨識不實的廣告」,我們有一個小時的討論時間,大概會到2點40分,2點40分之後會給兩組說明,因為討論的成員可能不同,所以會想出不同的辦法,因此在2點40分討論結束之後,一組會各派一位代表來分享一下這一組討論的結論。
接下來分兩組的題目跟大家說明一下,我們同時在數位白半上有更新,在上午的時候跟各位說要討論的議題。