（四）保訓會 104 年 7 月 20 日公保字第 1041060308 號函規定，各機關於作成人事行政處分前，儘可能給予當事人陳述意見之機會。其中引述行政程序法及公務人員考績法等應給予當事人陳述意見機會的規定，加上保訓會109年10月5日函改認懲處為行政處分，所以作成懲處時更更應依行政程序法等規定辦理，除非有該法第103條所定事實客觀上明白足以確認等情形，不然還是給予當事人陳述意見並提考績會核議後，再進行後續懲處發布事宜。保訓會也有提到部分機關因未給予當事人陳述意見之機會，導致事證未明、認定事實錯誤的情況，所以基於正當法律程序之要求，請各機關儘可能給當事人陳述意見的機會，特別是「懲處案件」，並預留其適當的準備期間。適當的準備期間則引術最高行政法院90年8月3日判決，可參考訴願在途期間表，依據所在地給予不同的日數。有關準備期間法無明文，實務上是儘量給予5天以上的準備期間。