而在專案進行的過程中,所謂的課責是坐在這一個位置上,並不單純就只是看下面的案子進行到哪裡,然後也沒什麼作為,並不是這樣的。而是你必須在各個不同的層級,有不同必須為專案或者是計畫的管理,來做出一些實際的行動,或執行讓這個專案更能夠成功的一些方法,所謂的「課責」意思是這個意思。
所謂的「課責」是各個層級的,也就是跟這一個計畫相關,坐在各個位置上的人,他都有能力去處理這一些專業的問題,而現在並不是這樣。現在做專案的人、管理計畫的人幾乎都沒有受專業訓練,所謂的課責是這樣。並不是說萬一一個計畫失敗的話,要把誰拉出來砍頭,並沒有這樣的意思。
這裡的課責並不是處罰誰,副首長或副主管有此義務,必須要由下往上蒐集資料,讓上面的主管更能夠知道整體專案進度如何、預算狀況怎麼樣、可能的議題有哪些,目的是為了讓首長清楚、透明地知道這些資訊,然後採取必要的措施,以協助這些專案成功。
會牽涉到組織,如果在這一個組織裡面的人連這一個職能都沒有,因此會牽扯到組織與職能。因此再往下延伸會有一些比較細節的內容,而這些細節不在這一個法裡面訂。
比如國防部底下沒有PMO,美國國防部底下有PMO,你知道這一個意思嗎?一個命令貫徹下去之後,部長講一句話或者是總統講一句話,你知道你的政策到目前為止在哪一些專案、計畫裡嗎?知道目前進度如何嗎?當然我們知道會有很多比如每個月的月會以及每一季怎麼樣,那個是遠遠不夠的,我的意思是這樣。
立法是說整個政府必須要有個機制,例如總統、政府底下有一個PMO,而這個PMO會有一些機制,對於重大的政策或計畫到底是否要提出,現在一定有一套做法,而(檢視)現在這一套做法是否能夠有更向國際學習的地方,是不是有一些地方做得不是那麼好。
立法的目的是要協助整個事更順暢進行,持續改善的基準是必須要有人負責,否則沒有人改善,事情做不好,沒有人負責任,因此這個是我回覆不是這樣的解讀;不好意思,Roger你說是,我卻說不是。
事實上,是需要有人負責的,像美軍是DAU(美國武獲大學)來負責所有的陸、海、空軍的專案管理、計畫管理位置上的軍官要上哪一些課程,經過這一些課程、工作歷練而獲得某些證照,這一些證照是陸海空軍發的,並不會因為長官某一個人很好、民意很棒,然後就放到這一個位置上,但卻完全沒有這一些課程、知識及經驗;例如,規定必須在一個月內獲得這一些專業,否則不能坐在這一個位置上,如果沒有這一些專業就坐在這一個位置上,很可能的成功的專案就被你搞失敗了,你不曉得原因在哪裡,你也不知道找誰負責。
不管是大型計畫或者是創新計畫,立法的目的不要浪費納稅人的錢,如果投資創業,可以讓他創業成功,如果投資大型的建設,能夠如期、如質,或能超越原先對它的期待,創造價值,這樣才是立法的精神,因此立法並不是我們要在一個法案當中,把「全生命週期計畫」如何管理訂下來,並不是這樣的。
政府好意補助民間創業,投幾億下去就石沉大海,為何沒有這樣的成果?為何別的國家、其他人會有成果?因為不斷研究、想辦法,美國後來發現I-Corps很有效,因此立了一個法(美國創新與競爭力法案,簡稱AICA,S.3084),接受聯邦各州政府補助創新、創業的團隊,必須要有符合現在時代潮流的教育,然後再由顧問、教練協助他們。因為這樣,他們創業成功機率較大,也才不會浪費納稅人的錢。
例如美國為了要提升創新競爭力,因此在國科發會底下成立I-Corps,請創業大師做了好幾年的研究,這一些都在網站上公開的(www.steveblank.com),由於I-Corps非常成功,一千多個團隊經過他的培訓及輔導,非常有效,可以讓科技新法與構想快速商品化,且成功率非常高。
例如「美國提升創新競爭力」,現在討論什麼,我們都有,政府什麼都有,你選哪一些專案要做或不做,都有的;我們的專案也有管制與執行。但為何四年的政策目標沒有辦法實現?為何別的國家之公共建設可以比美國還快?做得更好?為什麼?我們是不是有很多地方欠缺?而可以做得更好?
至於目前規範出來可以分如何在公共工程、科技發展的不同做法,但詳細的做法怎麼樣,也是與時俱進,因此最主要是要有單位或者是有人來負責這一件事。
立法的目的在於要有單位、人來負責,如果沒有人負責的話,那就沒有辦法持續改善,所以立法的目的是要有一個單位或一個人來負責這一件事。
為什麼不是?因為立法的目的並不是在立法的時候制訂一個「全生命週期計畫」而讓大家去遵循,這樣誤國誤民,因為時代在轉變,方法及「全生命週期計畫」及各個領域都不同,如何用一套來適用全部?這個是很糟糕的事。
我認為不是。
並不是哪一個單位要去賺這一些上課的錢,而是希望能夠讓做事情的人,讓每一個人都具備專業,才有辦法當責,以上我的補充說明。
而這一個職涯規劃是要由誰負責?是國家文官學院或者是行政院的其他單位,如果沒有法的話,其實可以在這一、兩年,所有的專案、計畫及培訓都不要了,但若立法的話,所有的人必須要具備這樣的專業知識,因此不能隨便停止對於公務人員在執行專案計畫很重要相關的課程與相關的培訓。
還沒有立法前,其實有一些政府可以做,除了文官,都要上專案管理師的三小時課程,中階有專案管理師的課程共十八小時,這是非常好的,但只有在中階文官是少數,像今年又被停了,又沒有相關的課程,因此國家中為了要把專案跟計畫做好,應該要有一個很好有關於專案計畫管理的的職涯規劃。
這樣的做法會讓未來有很多專案計畫,更能夠配合整個政府的政策,讓它能夠更落實,因此我這邊所提的主要提美國計畫相關法案立法的四個精神。
我們現在並不是討論核四是否停止,而是是否有一個機制,那麼這一個機制其實是在起始一個專案及終止一個專案過程中而有所依循,若沒有依循的話,那就是違法。
第四,例如剛剛有提到核四及蚊子館,像任何專案及大型計畫的終止,哪一些東西一直做,每年浪費國家這麼多東西,應該要停止,誰來說停止?民意雖然是很重要的因素,但不能沒有程序、沒有辦法,及沒有一些比較周延的評估。
計畫法並不是訂策略,而是如何讓策略可以落地,我們說三年之後要達成什麼,後來可以達成,因此要讓我們在做的過程中,可以有各個層級的PMO來協助把這一些專案計畫做好。
第三,這邊有提到PMO,如果講到PMO或者是PO,台灣很多計畫辦公室,但在國際間所謂的PMO,並不是這樣為了執行一個專案才有這樣的PO,這個是低階、基層的,我們這邊所講的是高階的專案管理辦公室,所有的人都努力了、花了很多時間,公務人員大家也很忙,從早上到晚上,越高階越忙,但是大家忙了很多年之後,為何沒有辦法達成政策目標? 主要是因為所有的專案、計畫、例行性工作沒有跟政策校準。
第二,現在的專案執行績效並無與實際掛勾,這部分的主要原因是,我們現在主要看預算執行率跟專案進度、計畫進度是兩個不同的單位,因此其實在整個國家並沒有採用EVM(實獲值管理),因為沒有採EVM的關係。現在如果做績效審查、績效預算的話,沒有辦法做的原因是,政府的資料不夠多,因此沒有辦法做整體的評估與績效管理。這個是有關於專案計畫必須立法,在整個執行面的過程中,讓大家有好的方法來完成。
有關於當責的部分,為何要有專業的人士在這一個位置上?各層級的副首長、副主管負責專案計畫、進度的蒐集整理做主動積極的協助與管理,每一個專案或計劃都有人負責,但如果並不是非常積極與主動的Sponsor,很有可能因為不夠積極、主動,導致可以成功的專案後來失敗了,因此這個是為什麼需要立法的原因。
美軍的武器系統獲得最早期的國防採購勞動力改善法案(DIWIA),坐在這個武獲系統位置上的軍官,如果不夠專業的話,買進來的武器可能會讓士兵受傷、甚至打敗仗。因此希望坐在這一個位置上有專業的知識及經驗,在美國是由武獲大學(DAU)規劃相關課程、由陸、海、空軍總部根據軍官的學歷、經歷及武獲課程結業證書授予專業認證,以確保擔任此職務之軍官有能力完成份內之工作,如果長官指派不具資格的軍官擔任此職務,就是違法。這是政府單位以後可以效仿的。
美國為何要立這個法?也就是當責,有這個位置的人是要有這方面的專業,並不是官大、學問大(即可),好比拔擢一個人坐在這一個位置上,如果有足夠的知識,那麼才能夠把一件事做好。
在未立法前,我們做專案、計畫、專案管理計畫的人,絕大多數是沒有受過專業培訓,意思為何?也就是用自己的經驗在做事,用自己的經驗做事的話,很有可能會遭遇挫折及失敗。
美國制度跟我們很不一樣,美國在專案管理,不管是政府部門或者是企業或者是矽谷的創意,到最後都變成法,而訂法的用意為何?希望能夠協助政府達成政策目標。(在0329的會議中強調,台灣不是美國的一州,計畫法不能只將美國的計畫管理法直接翻譯,必須根據國情,考量組改後的政府組織架構及職掌,設計出適合我們的計畫法)
我先把立法的精神跟大家說明再往下,不然high level(精神、價值觀)都沒有講到,直接往下談細節,這樣是比較不夠的。
因為目前政府大型的計畫、小型的計畫,甚至創新創業的投資都能有一個比較好的方法,我們可以學習美國,再根據目前體制的考量,做出適合台灣計畫與專案管理法案,協助所有單位可以讓政府花的錢並不會石沉大海,可以節省浪費,有更好的效益及效果。
跟提案的關聯是,我們長時間在做管理專案能力提升、國際在地化與在地國際化,政府的專案管理成熟度還不夠高,所以距離計畫法的立法還有一段漫長的路,但是我覺得這個方向是好的、是對的,因此協助提案人。
大家好,我是許秀影,中華專案管理學會理事長。